O que é uma fatura eletrónica? Quais as vantagens para empresas e/ou clientes finais?

O que é uma Fatura Eletrónica?

Uma fatura eletrónica é uma fatura como outra qualquer, mas eletronicamente assinada. Esta assinatura digital é usada como identificação da autoria de documentos eletrónicos e tem a mesma validade que uma assinatura em papel. Uma assinatura eletrónica numa factura é feita pelo software de facturação em que a mesma foi emitida, sendo que o mesmo associa uma assinatura digital. Desta forma, é assegurada quer a autenticidade da emissão, quer a integridade dos dados que constam da fatura.

Quem garante a validade destas assinaturas eletrónicas?

Para estas assinaturas serem válidas, como a sua assinatura numa fatura impressa em papel, é necessário que o software tenha um certificado para esse efeito. É aqui que entram as entidades certificadoras que emitem “Certificados Digitais para Assinatura Electrónica Qualificada (Certificado Digital Qualificado – CdQ)”.

Não vejo a assinatura em lado nenhum, e agora?

A assinatura é feita apenas eletronicamente, invísivel ao “olho nú”. É natural que não veja nenhuma assinatura, não se preocupe.

Uma factura em PDF é uma fatura eletrónica?

Como dito acima, só será uma fatura eletrónica se for assinada eletronicamente. Contudo, se estiver com dúvidas se o PDF está ou não assinado eletronicamente pode você mesmo averiguar essa informação através do leitor de PDFs que usar. No Adobe Reader, por exemplo, ao abrir um ficheiro PDF assinado eletronicamente imediatamente poderá ver a indicação que o ficheiro tem uma assinatura eletrónica.

Quais as vantagens de aderir à fatura eletrónica?

Enquanto empresa:

- Não necessita de imprimir, assinar e enviar faturas por correio;

- Redução nos gastos de papel e tinta de impressora;

- Fatura eletrónica enviada por email é um processo mais flexível, ágil e simples;

- Usar novas tecnologias faz como que a sua empresa seja vista como atualizada e moderna;

Enquanto cliente:

- Recebe as suas faturas mais rápido, no seu email, sem perigo de se perderem nos Correios;

- O arquivo de faturas impressas em papel deixa de existir;

- Melhor e mais fácil organização dos seus documentos;

- Tire partido do crescimento do cloud computing e aceda às suas faturas onde e quando precisar;